提案・内報に関する規定



　実行委員会では、提案・報告の場として、「部署用メーリングリスト」「提案用メール窓口」を用意し、その補助として「定例全体会議」「臨時全体会議」「所属部署定例会議」「所属部署臨時会議」および、その他の「会議」「会合」を用意します。

　実行委員会では、スタッフへの指示・内報の場として、「スタッフメーリングリスト」「部署用メーリングリスト」を利用し、その補助として「定例全体会議」「臨時全体会議」「所属部署定例会議」「所属部署臨時会議」および、その他の「会議」「会合」を利用します。

　実行委員会では、スタッフ全員に大会用のメールアドレスを貸与します。スタッフは「スタッフメーリングリスト」「部署用メーリングリスト」に大会用のメールアドレスで登録されます。


●スタッフメーリングリスト

　スタッフメーリングリストとは、スタッフ全員をメンバーとするメーリングリストです。

　実行委員会はスタッフメーリングリストで、全体会議の議事録と、必要に応じてそのほかの会議・会合の議事録やミーティングメモを公表します。また、全体にかかる決定事項などは、このメーリングリストを利用して、スタッフ全員に告知します。


●部署用メーリングリスト

　部署用メーリングリストとは、セクションやワークグループなど、実行委員会内グループ用のメーリングリストです。

　部署の責任者は部署用のメーリングリストで、その部署の会議・会合の議事録やミーティングメモを公表してください。また、部署内の決定事項などは、このメーリングリストを利用して、所属スタッフに告知してください。

　部署の責任者は、部署用のメーリングリストで、所属スタッフへの指示・依頼等をしてください。そのほかの手段の利用を妨げるものではないですが、部署用のメーリングリストに流れて、正式な指示・依頼等とします。

　部署の責任者は、部署に所属しているスタッフから、部署の作業や運営などについて提案があった場合、必ず返答をするようにしてください。必要があれば、自分の所属している上位グループの責任者に報告してください。

　部署に所属しているスタッフは、その部署の作業や運営などに関して提案がある場合、所属している部署のメーリングリストに、その提案を流すことができます。そして、所属部署の作業や運営に支障をきたさない限り、提案を流したメーリングリスト上で、必ずその返答を受け取ることができます。ただし、前に同じような提案等があった場合返答がないことがありますので、過去の発言などは、必ず目を通すようにしてください。

　部署に所属しているスタッフは、その部署の作業や運営などに関して、指示や依頼などを受けることがあります。もし、指示や依頼などの内容に不明瞭な点や解りづらい所がある場合には、そのままにせず、指示内容や依頼内容などの詳しい説明を要求してください。その際、できるだけ指示や依頼などが流れたメーリングリスト上で要求してください。

　部署に所属しているスタッフが、その部署の作業や運営などに関して、指示や依頼などを受け、その支持や依頼などを完了した場合は、その完了報告と内容を必ずメーリングリスト上に流してください。中間報告などもできるだけメーリングリストを利用してください。

　ただし、メーリングリストの用意がない部署や、特殊な事情がある場合には、上位グループのメーリングリストをここで説明している部署用のメーリングリストの代用として利用しもかまいません。


●提案用メール窓口

　提案用メール窓口とは、スタッフ管理部の管理するメール窓口で、その窓口に寄せられた提案や報告は、関係部署あるいは執行部会に転送されます。

　部署に所属していないスタッフが何か提案をしようと思った場合、スタッフが所属している部署の枠にとらわれない提案をしようとした場合、あるいは何らかの理由で提案する場に部署用メーリングリストを利用したくない場合は、提案用メール窓口で提案を受け付けます。

　返答に関しては、「スタッフメーリングリスト」「部署用メーリングリスト」あるいは各会議・会合の何れかで行います。その際、寄せられたメールをヘッダから全文引用することがありますので、ご了承ください。

　ただし、実行委員会から貸与された大会用のメールアドレス以外から発信されたものについては、返答しない場合があります。


●全体会議

　全体会議には、定期的に行われる定例全体会議と、臨時に行われる臨時全体会議があります。

　全体会議では、各部署からの提案や報告が行われる場合があります。参加している全スタッフは、適宜その提案や報告に対して、質問や新たな提案をすることができます。その場で返答や話し合いの結論が出る場合もありますが、そうでないものについては、後日の返答か継続しての話し合いになります。いずれにしても、議事録や各部署からの提案報告として、何れかのメーリングリストに流します。ただし、議事録にすべての発言を載せることができない場合があります。


●そのほかの会議・会合

　そのほかの会議・会合には「所属部署定例会議」「所属部署臨時会議」および、それ以外の「会議」「会合」があります。

　会議・会合では、主催部署からの提案や報告が行われる場合があります。参加している全スタッフは、適宜その提案や報告に対して、質問や新たな提案をすることができます。その場で返答や話し合いの結論が出る場合もありますが、そうでないものについては、後日の返答か継続しての話し合いになります。いずれにしても、議事録やミーティングメモあるいは各部署からの提案報告として、何れかのメーリングリストに流します。ただし、議事録やミーティングメモにすべての発言を載せることができない場合があります。